3　介護施設に対する文書のパスワード設定について

受付日：令和5年5月　年齢：50歳代

　介護施設へ市からメール文書が送付されてきますが、パスワードが付いています。個人情報が入っているならまだしも、だだの厚労省からの通知の文書にパスワードがいちいち設定されています。なんの意味があるのでしょうか？県や厚労省からの文書は機密文書なのでしょうか？
　機密保持目的なら、パスワードはメール以外の方法で通知するべきです。また、1つの文書のみをいちいちZIPで圧縮していたりします。
　業務の効率化のために、無駄な業務や作業は廃止するべきだと考えます。

　本市においては令和4年8月より、セキュリティ強化の一環として庁外へメールを送信する際、添付ファイルは原則暗号化することとし、自動でパスワード付きzipファイルへ変換する機能を導入しております。
　庁外とやり取りする情報の機密性には高低がありますが、総務省が示す「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」においても、直ちに一般に公表することを前提としていない情報については原則暗号化するものとされており、万が一の情報漏洩に備えるため、メールへの添付ファイルは内容を問わず前述の暗号化処理を施すこととしています。
　メール以外にファイルを安全に外部へ送信する手段として、ファイルストレージサービス（通称「ファイル交換サービス」）も導入しており、従前より外部へデータの送信を行う際は同サービスの利用を勧奨しているところです。
　本市においても、外部にパスワード付きのメールを送付する際にはメール以外の方法で事前にパスワードを共有するように指導しているところですが、前述の公式ファイルストレージサービスの利用も含め職員への周知徹底を図ってまいりますとともに、業務の効率化についてもより良い方法を検討していきたいと考えています。

回答日：令和5年5月

担当課：情報システム課